Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

• Spyk Consultancy
• Meppel, Drenthe
• KvK-nummer: inschrijving in aanvraag, nummer volgt
• E-mail: info@spykconsultancy.nl
• Telefoon: +31 (0)6 31 90 82 18

Voor vragen over deze verklaring of de uitoefening van uw rechten kunt u op bovenstaande gegevens contact opnemen.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die u zelf actief aan ons verstrekt of die wij nodig hebben om de website te laten werken. Concreet gaat het om:

• Contactformulier: voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven), gekozen onderwerp en de inhoud van uw bericht. Bij het versturen leggen wij aanvullend uw IP-adres, gehashte versie daarvan en browser-identificatie (user-agent) vast voor anti-spam (rate-limiting) en interne foutopsporing.
• Open sollicitatie: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven), het gekozen vakgebied, uw LinkedIn-profiel (indien opgegeven), uw motivatie en of u toestemming geeft om uw gegevens een jaar te bewaren. Bij het versturen leggen wij dezelfde technische gegevens vast als bij het contactformulier.
• E-mailcontact: uw naam en e-mailadres, plus alle aanvullende gegevens die u zelf in uw bericht opneemt.
• Klantgegevens: indien u opdrachtgever wordt, aanvullend factuuradres, KvK-nummer en btw-nummer.
• Technische gegevens (server-logs): IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina’s en tijdstippen. Onze hostingprovider houdt deze logs standaard bij voor beveiliging en foutopsporing.
• Cookies: uitsluitend functionele en technisch noodzakelijke cookies (zie hoofdstuk 8).

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, politieke voorkeur of religieuze overtuiging) en verwerken bewust geen gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het beantwoorden van uw bericht of aanvraag voor een kennismakingsgesprek.
• Het beoordelen van een open sollicitatie.
• Het uitvoeren van de overeenkomst van opdracht, inclusief planning, advisering en facturering.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, in het bijzonder de fiscale bewaarplicht.
• Het beveiligen van onze website en het opsporen van misbruik of storingen.
• Het verbeteren van onze website (alleen op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare statistieken).

4. Rechtsgrond

Wij verwerken uw persoonsgegevens op een van de volgende grondslagen uit artikel 6 lid 1 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b): voor klantenadministratie en advieswerk dat u bij ons heeft uitstaan.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c): voor de wettelijke bewaartermijn van administratie (zeven jaar).
• Precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b): voor het beoordelen van een open sollicitatie, op uw verzoek en voorafgaand aan een mogelijke arbeidsovereenkomst.
• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a): voor het langer bewaren van uw sollicitatiegegevens, als u daarvoor kiest. U kunt die toestemming altijd intrekken.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f): voor het beantwoorden van een contactverzoek, het tegengaan van geautomatiseerd misbruik van het contactformulier (rate-limiting), het bewaren van een technisch verzendlog voor foutopsporing, beveiliging van de website en het bijhouden van geaggregeerde bezoekstatistieken.
• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a): voor optionele verwerkingen waarvoor u nadrukkelijk toestemming geeft. Toestemming kunt u op elk moment intrekken.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking:

• Contactverzoeken zonder vervolg: maximaal 12 maanden, daarna verwijderd.
• Sollicitaties: tot vier weken na afloop van de procedure. Met uw toestemming maximaal één jaar, voor een mogelijke toekomstige vacature.
• Klantdossiers en correspondentie: gedurende de looptijd van de opdracht en daarna 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR).
• Facturen en boekhouding: 7 jaar.
• Anti-spam markeringen contactformulier: bij elke verzending leggen wij een tijdstempel vast in een bestand met daarin een gehashte (SHA-256) afgeleide van uw IP-adres. De marker wordt bij een volgende verzending vanuit hetzelfde IP-adres overschreven. Wij hanteren een maximale bewaartermijn van zes maanden en schonen het bestand periodiek op.
• Verzendlog contactformulier: wij houden een technisch logbestand bij met datum, IP-adres, e-mailadres en de uitkomst van het verzendproces. Doel: foutopsporing wanneer e-mail niet aankomt. Maximale bewaartermijn: 12 maanden, daarna worden de regels verwijderd. U kunt op verzoek eerder een specifieke regel laten wissen.
• Server-logs van de hostingprovider: conform het standaardbeleid van Strato, doorgaans 7 dagen.
• Sessie-cookies (admin): tot het einde van de browsersessie of na 2 uur inactiviteit.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen alleen met partijen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening of vanwege een wettelijke verplichting:

• Hostingprovider: Strato AG (Duitsland) verzorgt het hosten van deze website en de bijbehorende e-mail. Strato is verwerker en treft passende beveiligingsmaatregelen.
• Boekhouder en accountant: uitsluitend voor zover nodig voor administratie en aangifte.
• Bevoegde autoriteiten: wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG. Doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte vindt in beginsel niet plaats.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Concreet:

• De volledige website draait over een versleutelde verbinding (HTTPS, TLS).
• Toegang tot het beheerdeel is beveiligd met sterke authenticatie en sessietime-out.
• Wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun werk.
• Wij houden software en serveromgeving actueel en patchen bekende kwetsbaarheden.

Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen, dan handelen wij conform artikel 33 en 34 AVG en stellen wij waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen in kennis.

8. Cookies

Deze website plaatst uitsluitend functionele en technisch noodzakelijke cookies. Daarvoor is op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet geen voorafgaande toestemming vereist.

• Sessiecookie (spyk_admin): wordt alleen geplaatst nadat een beheerder inlogt op het CMS, voor het in stand houden van de sessie. Verloopt na het sluiten van de browser of na 2 uur inactiviteit.
• CSRF-token: bescherming tegen vervalste verzoeken, alleen actief in het beheerdeel.

Wij plaatsen geen tracking-, analyse- of advertentiecookies en wij gebruiken geen scripts die uw surfgedrag volgen. Wel laadt deze website één onderdeel van een externe partij. Omdat uw browser dat rechtstreeks ophaalt, is uw IP-adres daarbij zichtbaar voor die partij:

• Google Fonts (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com): de lettertypes waarin deze site is gezet.

Google Fonts plaatst geen cookies en volgt u niet over websites heen. De scripts voor de animaties op deze site staan op onze eigen server. Wij streven ernaar ook de lettertypes in een volgende versie op onze eigen server te plaatsen, zodat er in het geheel geen gegevens meer naar derden gaan.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken (artikel 15 AVG).
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16 AVG).
• Verwijdering van uw gegevens, voor zover wij geen wettelijke bewaarplicht hebben (artikel 17 AVG).
• Beperking van de verwerking (artikel 18 AVG).
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 21 AVG).
• Dataportabiliteit: ontvangen van uw gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat (artikel 20 AVG).
• Intrekken van eerder verleende toestemming.

U kunt een verzoek indienen via info@spykconsultancy.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om uw identiteit vast te stellen kunnen wij u vragen aanvullend bewijs te leveren. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft. Beslissingen over uw aanvraag worden altijd door een mens beoordeeld.

11. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail.